E-doręczenia w praktyce - rudzki magistrat przyspiesza korespondencję urzędową

W Rudzie Śląskiej zmiana komunikacji z urzędem stała się zauważalna: pismo, które kiedyś wędrowało dniami przez pocztę, teraz często trafia do skrzynki elektronicznej. Magistrat deklaruje sprawne wdrożenie systemu i już rozsyła pierwsze decyzje podatkowe w tej formie. Dla części mieszkańców to wygoda, dla innych - nowe pytania o to, jak odbierać dokumenty.

• W Rudzie Śląskiej magistrat wprowadził e-doręczenia i wysyła decyzje podatkowe
• Jak działają e-doręczenia - PURDE i PUH wyjaśnione krok po kroku

W Rudzie Śląskiej magistrat wprowadził e-doręczenia i wysyła decyzje podatkowe

Miasto przygotowało zaplecze techniczne i procedury, by od wejścia w życie nowych regulacji kontakty z administracją mogły odbywać się elektronicznie. System e-doręczeń wynika z ustawy z 18 listopada 2020 r., a jego stosowanie stało się powszechne od 1 stycznia 2026. Według urzędu ten sposób doręczania jest szybszy i bezpieczniejszy od tradycyjnej przesyłki poleconej.

“Nieustannie dążymy do tego, by usługi publiczne były jak najbardziej przyjazne dla mieszkańca.”
— Liliana Moskała-Zydra, sekretarz miasta

Wypowiedź sekretarz miasta podkreśla, że rejestracja nadania i odbioru oraz zabezpieczenia integralności dokumentów są elementami, które miały przekonać samorząd do szybszego korzystania z e-doręczeń. Jako dowód sprawnego wdrożenia podawane są tegoroczne wysyłki decyzji podatkowych przez magistrat.

Jak działają e-doręczenia - PURDE i PUH wyjaśnione krok po kroku

System przewiduje dwie uzupełniające się ścieżki doręczeń — cyfrową i hybrydową. Ważne informacje dla osób i firm:

• PURDE (Publiczna Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego):
  • pismo trafia bezpośrednio do aktywnej skrzynki e-doręczeń, cały proces jest rejestrowany, a treść chroniona przed zmianami;
  • to pełna cyfrowa odpowiedź na dotychczasowe polecone z potwierdzeniem odbioru.
• PUH (Publiczna Usługa Hybrydowa):
  • gdy adresat nie ma aktywnej skrzynki, pismo elektroniczne przekazywane jest do Poczty Polskiej, która drukuje dokument, kopertuje i doręcza tradycyjnie; cały proces pozostaje zarejestrowany w systemie e-doręczeń;
  • obowiązek stosowania PUH przez instytucje publiczne zacznie formalnie obowiązywać od 1 października 2029 r., lecz rudzki magistrat wdrożył tę usługę wcześniej.

Jak założyć i aktywować skrzynkę do e-doręczeń — kroki praktyczne:

• Złożyć wniosek o adres i skrzynkę na stronie edoreczenia.gov.pl; wniosek podpisać elektronicznie (profil zaufany, e-dowód lub podpis kwalifikowany).
• Odebrać potwierdzenie złożenia wniosku na wskazany adres e-mail — tam będą przychodzić powiadomienia o nowej korespondencji.
• Aktywować skrzynkę poprzez serwis mObywatel.gov.pl: w menu „Twoje skrzynki” kliknąć „Aktywuj skrzynkę”.
• Pamiętać, że e-doręczenia są prawnie równoważne z tradycyjnym listem poleconym za potwierdzeniem odbioru; platforma ePUAP pozostaje stosowana wyłącznie w określonych, wyjątkowych sytuacjach.

W praktyce oznacza to, że dokumenty urzędowe dotrą szybciej do osób, które aktywnie korzystają z e-skrzynek, a pozostali nadal otrzymają papierowe listy drukowane przez Pocztę Polską, z tą różnicą że po stronie urzędu cały proces pozostaje cyfrowo udokumentowany.

Mieszkańcy powinni zwrócić uwagę na kilka praktycznych kwestii: regularne sprawdzanie e-maila użytego we wniosku, aktywację skrzynki w mObywatel.gov.pl oraz świadomość, że brak e-skrzynki nie oznacza utraty dokumentu — otrzyma się wersję papierową przez PUH. Dla przedsiębiorców i osób często kontaktujących się z urzędem zaletą będzie skrócenie czasu doręczeń i pewność rejestracji nadania.

na podstawie: Urząd Miasta w Rudzie Śląskiej.